Katika kufuatilia hili, nimekuwa nikijaribu kuongea na watu wengi wanaodili na IT moja kwa moja toka Tanzania, wapo walio kwenye makampuni binafsi na wale walio kwenye idara kadhaa za serikali, moja ya swali ambalo mara nyingi nimekuwa nikiwauliza ni nini majukumu yao na wao wanachangia vipi kwenye ukuaji (maendeleo) wa kampuni /idara wanazoziongoza kama mameneja wa IT.

Wengi wao wamekuwa wakiorozesha mlolongo wa majukumu, kwa mfano kuhakikisha server zinafanya kazi ipasavyo,wafanyakazi wanaweza kwenda online bila matatizo, kurepair printa, kununua vifaa vya IT na mengi mengi ya aina hiyo. Hivyo kama utaangalia kwa haraka haraka, utagundua kuwa nyingi ya kazi wanazozifanya ni kwa ajili ya kuhdumia kampuni (outputs) hivyo hujiweka kando na misingi ya kibisahara (business services) ya kampuni / shirika husika. Hii ndio sababu mameneja wengi wamekuwa wakilalamikia matumizi makubwa ya idara za IT bila kuona nini kinatoka kwenye idara hizo.

Kuna usemi mmoja maarufu sana ambao husema, watu wa IT ni sawa na wale watuza maktaba ambao huifadhi mamia kwa maelfu ya vitabu lakini ni wao wenyewe hawasomi, hii kwa sababu mameneja wengi wa IT wao wana dhana moja kubwa, kutoa huduma ya IT ili iweze kutumika kwa watu wengine, hii hufanya kukosekama kwa muingiliano kati ya IT na biashara, kutokuwa na ubunifu makazinina pia kutoonekana utofauti wao.

Muingiliano huu ndio husababisha wengi kuwaona wana IT kama mafundi ambao wao hawana la kufanya kwenye biashara / utawala. Jaribu kuangalia mitandao maarufu ya kazi Tanzania, kwenye vigezo vya ajira kwa hawa watu ni mlolongo wa ujuzi wa IT kwa kwenda mbele, yaani IT kwa ajili ya IT. Jamani, hizi, si kazi za meneja wa IT, ingawa kuna umuhimu wa kuwa na uelewa mzuri wa IT ili kuwa meneja mzuri wa IT.

Lengo kuwa la IT liwe ni kwa ajiri ya biashara.

Kwenye matokeo ya tafiti, Gartner Group (2000) waligundua mambo yafuatayo;
1. Makampuni mengi hayaridhinswi na matumizi kwenye IT kulinganisha na faida inayopatikana (ndio maana hata nyumbani watu wanagoma kuwekeza kwenye IT)
2. Mameneja wengi wanaamini kuwa gharama za IT ni kubwa mno (Kwakuwa hawaoni kinachopatikana)
3. Watu wengi wa IT wao wamejikita sana kwenye IT na sio biashara. (Onana na mtu wa IT muulize unafanya kazi gani, atakuambia IT, mengine yanafuata, kwa wao IT kwa IT)
4. Watu wengi wa IT wana uwezo mdogo wa kuwasiliana, ama wao kwa wao au wao na watu wengine.(Nyumbani wana usemi unaosma mafundi hawawezi kuongea)

Sasa basi, kwakuwa huo ndio mtazamo wa wamaneja wa waajiri wengi ambao kwa Tanzania ni zaidi ya hii, hivyo ili kupambanua maoo haya, inabidi tuwe na uwezo wa kujibu maswali yafuatayo.
1. Jinsi gani ya kupunguza gharama za IT?
2. Jinsi ya kuongeza na kuonesha umuhimu wa IT kwa biashara (Business Value)?
3. Tutawezaje kuifanya IT iende sambamba na biashara?
Kwanini wanashindwa?

Ma meneja hawa wa IT wao wamejiweka kwenye daraja la chini ambalo ni la utendaji zaidi huku wakiacha kujishirikisha na sehemu inayomuhusi mteja (muhusika). Kwenye biashara na IT, tuna wateja wa aina mbili; mteja wa nje na wale wa ndani, wateja wa ndani ni idara / wafanyakazi wa kampuni ambao watatumia huduma husika kumuhudumia mteja wa nje. Wateja wa nje ni wale wanaonunua / nufaika huduma au bidhaa moja kwa moja.
Chukulia mfano wewe wizara ya elimu, mteja wa ndani ni wafanyakazi kwenye wizara ya elimu kama waziri, mkurugenzi mkuu, manaibu na wafanyakazi wa wote wa wizarani wengine weeengi, mteja wa nje ni mwalimu, wanafunzi na wazazi. Hivyo, IT meneja wa wizara ya elimu anatakiwa awalenge hawa watu na sio wale wa ndani. Tunapozungumzia kuwalenga wa nje na si wa ndani hatumaanishi kwenda nje kuongea na walimu moja kwa moja au asiongee na wafanyakazi wenzake, bali kila huduma, kazi au chochote anachokifanya kiwe na matokeo (outcome) kwa wateja wa nje kwani wao ndio wanaotumia huduma (walengwa) na hapo ndio ataongeza ubora (value) ya IT.
Hivyo, ili kutatua hili, tunahitaji mabadiriko juu ya mtazamo juu ya mameneja wa IT, mabadiriko ya mfumo ni muhimu kwani,kuongeza spidi ya baiskeli hakuwezi kuifanya iwe gari. Inawezekana kabisa wengi wao bado hawajui malengo ya IT kwenye makampuni / idara husika na nini maana yake kibishara, bado wameng'ang'ania yale ya miaka 30 iliyopita, hivyo hebu tuangalie malengo ya IT kwa biashara / Kampuni kwa karne hii.
Malengo ya IT kwenye kampuni

Kwa wale ambao wanafuatilia vizuri fani hii ya IT, mutakuwa mumeona mabishano au mtindo mpya ambao umeanza kujitokeza, siku hizi kuna mameneja wa IT ambao hawana background ya IT. Wengi ni watu walio na uzoefu mzuri kwenye biashara, je hii inamaanisha IT sio kitu au kutojali umuhimu wa wana IT? La ghasha, hii ni kwa sababu malengo ya IT ni kwa ajili ya biashara, hivyo IT lazima iwe sehemu ya biashara na sio kitendea kazi. Tunategemea IT ije kufanya mambo matatu
1. Kuhakikisha biashara inaendelea kama kawaida.(Output)
2. Kuongeza ubora wa matokeo ya biashara (Outcome)
3. Kutoa uongozi unaoenda sambamba na matakwa ya biashara. (IT Leadership)
Ninapozungumzia biashara sina maana lazima iwe kwa kampuni inayouza vitu na kutoa huduma fulani, hapa tunazungumzia sehemu yoyote ambapo kwa namna moja au nyingine IT inatumika, iwe serikalini, iwe kwenye shirika lisilo la serikali, iwe kwenye kampuni binafsi nk, hizi zote ni bishara.
1. Kuhakikisha biashara inaendlea kama kawaida.

Hapa ndipo ma meneja wengi wa IT wa Tanzania walipojikita, wengi wamekuwa wakihakikisha wanatoa huduma na kazi zinaendlea bila hitilafu yoyote. Tunapozungumzi biashara kuendelea bila matatizo tunamaanisha huduma inapatikana pale inapotakiwa, kuchunga matokeo (outputs) ya IT na utoaji wa huduma zote za IT zinazotakiwa kwa ajili ya biashara.
Ni kazi ya meneja wa IT kuhakikisha nguvu mwendo(momentum) ya kampuni inaendelea bila matatizo. Tukirudi kwenye mahesabu kidogo, tunaambiwa, nguvumwendo = tungamo (mass) * mwendo kazi(Velocity), sasa tungamo ni kampuni, watu wake, matawi, wateja nk.Hivyo ni kazi yako kuhakikisha wadau wote hawa wanaendelea kupata huduma pale wanapoihitaji, wao hawajui inakujaje na hiyo sio kazi yao. Pia kwenye mwendokasi (speed)= Umbali/muda. Umbali inaelezea ni jinsi gani kampuni ilivyotawanyika na itakavyowafikia, hii hupatikana kwenye wito na malengo (vision & mission) ya kampuni. Hivyo wewe kama meneja wa IT, ni jukumu lako kuhakikisha unaendana nayo.
Mchoro chini unaonesha ni jinsi gani wewe kama meneja wa kampuni unatakiwa kuhakikisha kampuni inafanya kazi bila kutetereka.

Kuhakikisha biashara inaendlea kama kawaida
2. Kuongeza ubora wa matokeo ya biashara (outcomes)

Meneja yoyote wa IT wa kizazi hiki anatakiwa afikirie zaidi ya kuhakikisha biashara inaendelea bila utata, ni jukumu lako kuhakikisha unaongeza ubora kwenye kampuni. Watu wengi wa IT wamekuwa wakilalamika kuwa ni ngumu kupima faida zinazotokana na II kwakuwa nyingi hazionekani. Hii ilikuwa hapo zamani, ila sio sasa. Siku moja nilihudhuria semina juu ta IT Governance toka CIO, kulikuwa na tafiti kabla hatujaanza, swali la kwanza lilikuwa ni mameneja wangapi wa IT wamekuwa wakifuatilia huduma / bidhaa za IT walizinunua / uza kwa ajili ya kampuni baada ya kumaliza project, nusu ya washiriki walinyosha mikono, swali la pili likaja je ni wangapi hufuatilia kuona kama mtumiaji amefanikiwa kufikia malengo au kilichoahidiwa kwenye project? nusu ya mikono ikashuka. Akasema, hili ndio tatizo la mameneja wengi wa IT, mumekuwa mukijikita na utekelezaji (output) na kuachana na matokeo(outcomes) hivyo inakuwa ngumu kujua nini biashara inahitaji.
Ufutuatiliaji (fall up) na mrejesho (feedback) ni vitu muhimu kwenye maendleo ya biashara, sehemu nyingi hii imekuwa si kazi ya meneja wa IT bali idara nyingine, sasa nini umuhimu (kazi) wao kwenye biashara?

Pembetatu ya malengo ya IT
Ni jukumu la meneja wa IT kuwa mtu wa matokeo kwani hayo ndio yanayojenga biashara, lazima ujikite kwenye biashara moja kwa moja na sio kuwa mtoaji huduma pekee halafu ukaacha matokeo ya biashara kwa watu wengine wafanye.Lazima uwe mfuatiliaji wa huduma za IT,kupima ubora wake na nini kifanyike, kuweza kupima matokeo na viwango vya ubora wa huduma iliyotolewa.
Niliwahi kuongea na mmoja wa meneja, yeye akasema hawa watu wa IT bana, wao ukikutana nao ni VLAN ipo down ndio maana ghorofa ya tatu hakuna intaneti,sijui MS Server ina matatizo ndio maana email haziendi, Ubuntu blahblah nk,sisi hatuhitaji kusikia hivi vitu kwani mimi sijui, ninachotaka ni jinsi gani tutafanya biashara na kukuza kuiendeleza kampuni, hivyo ni jukumu lao wewe kama meneja wa IT kuwa na uwezo wa kutafsiri mahitaji kwenda kwenye teknolojia na kuyarudisha vilevile pia kuyafanya yaendane na malengo ya kampuni.
Katika kufanya kazi mbalimbali, niliwahi kufanya project ya kampuni moja, kampuni ile kwenye malengo (strategies) yao wameelzea mambo mengi kama kupunguza gharama kwa wateja, kuongeza ufanisi nk, huku kwenye malengo ya IT nikaona kuwa kutengeneza programu ya ERP na mengine mengi kama hayo. Hapa utaona, malengo ya kampuni na yale ya IT hayafanani, ehemu kama hizi IT itabakia kuwa mtoa huduma, na huu ndio mfumo unaotumika sana sana Tanzania. Inachotakiwa, kuwe na malengo ya kampuni na IT iwe ndani yake kama mshiriki wa kufanikisha malengo na sio kitendea kazi ambacho kinajitegemea na kubaguliwa.
Sasa, kama wewe muda mwingi unautimia kwenye kurepair mashine ya chapa, kununua router nk, je muda gani utakaa chini kufikiria maendeleo ya kibishara? Hivyo kama tunataka kuongeza ufanisi wa IT kwenye biashara / idara zetu, lazima tubadiri mfumo huu na kuangalia toka chini hadi juu ya biashara.

Ili kuweka mambo sawa, hebu fikiria kitu kimoja, kampuni imepokea taarifa (data) muhimu toka idara kwa wawekezaji. Ukiwa kama meneja wa It ambaye kazi yake ni Kuhakikisha biashara inaendlea kama kawaida. meneja wa IT atahakikisha taarifa inapatika kwa kuiweka kwenye seva ya kampuni, anailinda kwa kuifunga ipasavyo na kuiwekea usalama zaidi, ataihifadhi kwenye seva nyingine (Backup) kuhakikisha haipotei hata kukutokea tatizo kwenye seva ya sasa. Tukiangalia kwa upande wa Kuongeza ubora wa matokeo ya biashara (outcomes), kwanza Meneja anatakiwa atafakari ni aina gani ya data iliyomo ndani, kwani kila data ina uzito (impact) wake kwa kampuni, je itatumika vipi kwa ajili ya kuendeleza biashara, je hii taarifa inatumika kwa kiwango kinachotakiwa (effectively),je kuna uhusiano gani kati ya mtumaji na kampuni na jinsi gani tunaweza kuboresha muingiliano?

Kwenye kitabu chao Jumping the Curve, Nicholas Imparato na Oren Harari (1994) waliongelea kuhusu kanuni ya weledi wa mfanyakazi, ambapo, Weledi = Uwezo (Ujuzi) * Motisha, lakini baada ya muda, wakagundua kuwa kuna kitu kinakosekana kwenye hii kanuni ya weledi hivyo wakaongeza Usahihi wa unachokifanya na kuwa; Weledi = Uwezo (Ujuzi) * Motisha * Usahihi, hivyo basi haijalishi wewe ni mjuzi kiasi gani au umejituma vipi, lakini kama haufanyi kitu sahihi basi hauna weledi.

Tukutane sehemu ya pili ambapo tutaongelea jinsi ya Kutoa uongozi unaoenda sambamba na matakwa ya biashara. (IT Leadership) na makamilisho juu ya maswali tuliyotakiwa kujibu hapo juu.